Cách viết đơn xin nghỉ việc qua mail

Giao tiếp qua email là cách truyền tải thông điệp phổ biến hiện nay. Đặc biệt trong những tình huống ngại trao đổi trực tiếp thì việc gửi một email sẽ giúp bạn thuận lợi chia sẻ suy nghĩ, quyết định của mình đến người nhận. Tìm cách viết đơn xin nghỉ việc qua mail sao cho hiệu quả cũng xuất phát từ nguyên nhân đó. Và hôm nay, TalentBold sẽ đồng hành và chia sẻ cùng bạn nội dung này.


>>>> Tìm việc làm hấp dẫn

Cần lưu ý điều gì trong cách viết đơn xin nghỉ việc qua mail

Khi soạn đơn xin nghỉ việc qua mail, bạn nên soạn trên file word trước để kiểm tra nội dung thật tốt, thật hoàn hảo trước khi dán vào thân email.

Bên cạnh đó, một số nội dung quan trọng sau rất cần được lưu ý:

1. Danh sách người nhận email

Người sẽ nhận email của bạn thường bao gồm:

• Giám đốc công ty (nếu bạn ở cấp bậc quản lý)

• Trưởng phòng chuyên môn nơi bạn làm việc (nếu bạn ở cấp bậc nhân viên, chuyên viên)

• Trưởng phòng nhân sự

• Có thể gửi kèm (cc) cho người sẽ phụ trách phần việc của bạn khi bạn nghỉ…

Những email này cần được cân nhắc trước khi gửi, bạn có thể hỏi đồng nghiệp hoặc phòng nhân sự để biết văn hóa nhận mail xin nghỉ việc của công ty gồm những ai.


Có thể bạn quan tâm >>>> Đơn xin nghỉ việc là gì? Quy trình và Mẫu xin nghỉ việc chuyên nghiệp

2. Lời chào email

Lời chào cần bao gồm toàn bộ những người nhận mail xin nghỉ việc của bạn, có thể không bao gồm những người được gửi kèm (cc)

3. Thông báo quyết định xin nghỉ việc

Ngay từ phần subject (chủ đề) mail, bạn nên nêu ngay nội dung chính của email để người đọc tiện theo dõi. Khi bước vào phần thân mail, việc nêu lý do nghỉ việc ngay đầu tiên cũng được khuyến khích vì mail cần súc tích và tập trung vào trọng tâm.

Lưu ý : bạn chỉ nên chọn những lý do phù hợp như vì tình hình sức khỏe, vì việc gia đình, hoặc mạnh nhất là vì bạn tìm cơ hội phát triển mới. Tuyệt đối không nêu những lý do bất mãn, vì điều này không giúp ích gì cho bạn, ngược lại còn khiến hình ảnh của bạn bị mất điểm trong mắt quản lý.

4. Thông báo thời gian nghỉ cụ thể

Thời gian nghỉ sẽ là ngày làm việc cuối cùng hoặc ngày bắt đầu nghỉ việc, bạn nên ghi rõ để tránh hiểu nhầm, ảnh hưởng đến việc sắp xếp nhân sự của tổ chức.


Xem thêm >>>> Sự khác nhau giữa nghỉ việc và thôi việc

5. Thể hiện trách nhiệm với công việc

Đây là nội dung không thể thiếu, dù bạn không thích hoặc bất mãn điều gì thì một mail thể hiện trách nhiệm với công việc sẽ luôn có lợi cho bạn:

• Thể hiện tinh thần làm việc chuyên nghiệp

• Tạo thiện cảm, giúp việc phê duyệt đơn thuận lợi hơn

• Nhận được những nhận xét tốt trong trường hợp người của công ty mới liên hệ quản lý cũ của bạn để thu thập thông tin…

6. Cảm ơn công ty và người quản lý trực tiếp

Lời cảm ơn kết mail sẽ giúp bạn đóng lại mail xin nghỉ việc một cách nhẹ nhàng, đầy tình cảm đồng nghiệp.

Mẫu đơn xin nghỉ việc qua mail

Tiếng Việt và tiếng Anh là hai ngôn ngữ sử dụng nhiều nhất trong văn bản công việc hiện nay. TalentBold sẽ gửi đến bạn 2 mẫu đơn xin nghỉ việc gửi qua mail bằng 2 ngôn ngữ này để bạn tiện áp dụng tùy theo yêu cầu thực tế:

1. Mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh

To: < Email người nhận : trưởng phòng nhân sự, trưởng phòng chuyên môn…>

From: < Email người gửi >

Subject: Resignation Letter Of Marketing Executive Position 

Dear Ms. / Mr. < tên người nhận, thường là giám đốc hoặc trưởng phòng nhân sự >

I am writing this letter to let you know that I will resign from the position of   from March 1st, 2021.

I express my appreciation to you and all colleagues in the Marketing Department - especially our Marketing Manager - for trusting and supporting me during the past time. However, I have had new career development orientations, so, I accepted a job offer from another company.

I will arrange to hand jobs over to Ms. Gia Thi - a good colleague at our department.

While waiting for the approval of my resignation, I will continue to complete the tasks being carried out and gradually hand over the jobs.

I hope to receive approval from you soon !

Thank you for your kind consideration and understanding.

Yours Sincerely,

(Sign)

< Nguyễn Tiến >

Handphone : ….

Email : ….

2. Mẫu đơn xin nghỉ việc cấp quản lý bằng tiếng Việt 

To: < Email người nhận : trưởng phòng nhân sự, trưởng phòng chuyên môn…>

From: < Email người gửi >

Subject: Thư từ chức vị trí chuyên viên Marketing 

Kính gửi : Ban giám đốc công ty….

Trưởng phòng nhân sự công ty…

Trưởng phòng Marketing công ty ….

Tôi tên là : < Nguyễn Tiến >

Chức vụ : < Chuyên viên Marketing >

Đơn vị công tác : < Phòng Marketing công ty … >

Hôm nay, tôi làm đơn này với nguyện vọng xin từ chức vị trí < chuyên viên Marketing > tại công ty ….. từ ngày 01/03/2021.

Tôi rất cám ơn quý công ty đã tin tưởng và luôn tạo điều kiện cho tôi hoàn thành những nhiệm vụ trong suốt thời gian qua. Nhưng do bản thân có những định hướng phát triển công việc mới nên tôi đã chấp nhận lời mời làm việc ở một đơn vị khác.

Công việc của tôi tại phòng Marketing sẽ được bàn giao lại cho chị Gia Thi - một đồng nghiệp giỏi chuyên môn cùng phòng ban.

Trong thời gian chờ đợi sự chấp thuận từ chị và quý công ty, tôi sẽ tiếp tục nỗ lực hoàn thành những nhiệm vụ đang triển khai và tiến hành bàn giao dần công việc.

Kính mong chị và quý công ty chấp thuận đơn xin nghỉ việc của tôi !

Tôi xin chân thành cảm ơn !

Ngày …. tháng … năm …..

Người viết đơn

(Ký tên)

< Nguyễn Tiến >

Điện thoại : ….

Email : ….

Cách viết đơn xin nghỉ việc qua mail được áp dụng gần như 100% tại các doanh nghiệp hiện nay, không chỉ hiệu quả trong giao tiếp, mà còn giúp người lao động thuận lợi thông báo đến người quản lý điều mà người quản lý không muốn đối mặt. Dù khi quyết định, bạn đã chắc chắn không tiếp tục công việc tại công ty nữa, nhưng việc gửi đi một mail xin nghỉ việc chuyên nghiệp, trách nhiệm và đầy sự trân trọng đối với người đọc sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tốt tại công ty cũ.