ERP là gì? ERP được ứng dụng như nào trong quản lý doanh nghiệp

Trong số các phần mềm quản lý, điều phối cho doanh nghiệp, tên gọi ERP dần trở nên phổ biến và được ứng dụng rộng rãi. Dù được đánh giá cao trên thế giới nhưng nhiều nhà quản lý Việt vẫn chưa có nhiều thông tin về phần mềm này nên chưa tự tin đầu tư đón đầu xu hướng. Quân sư TalentBold sẽ dành bài viết hôm nay để chia sẻ tỉ mỉ đến bạn đọc ERP là gì? ERP được ứng dụng như nào trong quản lý doanh nghiệp.

MỤC LỤC

1- ERP là gì
2- Ứng dụng ERP trong quản lý doanh nghiệp có lợi ích
3- Các mô đun ERP phổ biến được sử dụng

1- ERP là gì 

ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm chuyên nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác hoạch định nguồn lực. Các dữ liệu nội bộ liên quan từng chuyên môn sẽ được lưu trữ và liên kết trên hệ thống ERP để đưa ra những gợi ý, dự báo, điều phối nguồn lực một cách hợp lý và tiết kiệm nhất cho một hoặc nhiều dự án cùng lúc.

Mỗi chữ trong tên gọi ERP phản ánh một khía cạnh cụ thể:

- Resource – Nguồn lực : Tận dụng tối đa nguồn lực trong doanh nghiệp, nhất là nguồn nhân lực. Việc xác định nguồn lực là bước đi đầu tiên nên cần chuẩn xác và khách quan.

- Planning – Lập kế hoạch : hỗ trợ thiết lập kế hoạch, nghiệp vụ cho từng hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm hướng đi, dự báo tương lai, dự trù phát sinh, lên phương án dự phòng...

- Enterprise – Doanh nghiệp : Kết nối, đồng bộ nhiệm vụ công việc giữa các phòng ban, lưu trữ số liệu theo thời gian thực, tự động hóa quy trình hoạt động, giảm sai sót trong xử lý công việc.

2- Ứng dụng ERP trong quản lý doanh nghiệp có lợi ích 

Sở dĩ ứng dụng phần mềm ERP trở thành thực tế ở phương Tây và xu hướng ở phương Đông là vì những lợi ích thiết thực mang đến cho mỗi doanh nghiệp áp dụng:

2.1. Giảm gánh nặng công việc cho nhân viên

Triển khai công việc theo cách thủ công khiến nhân viên luôn trong tình trạng áp lực bởi số lượng và chất lượng đòi hỏi ngày một cao. Làm chu toàn chất lượng thì không đủ thời gian, mà làm chu toàn số lượng thì sai sót có thể xuất hiện bất cứ lúc nào. Nhờ có hệ thống phần mềm ERP, toàn bộ quy trình làm việc sẽ được  cải tiến tự động hóa

- Truy cập thông tin, dữ liệu theo mức độ phân quyền ngay trên hệ thống ERP

- Danh sách nhiệm vụ đội nhóm, bảng chấm công, lương thưởng... đều lưu trữ đầy đủ

- Phân rõ trách nhiệm từng người, nên không có tình trạng đổ thừa trách nhiệm, hay ỷ lại rồi lười biếng...


>>> Phương pháp quản lý hiệu quả công việc của nhân viên

2.2. Nâng cao hiệu suất công việc

Quy trình liền mạch, ai việc gì, hạn thời gian xử lý, trách nhiệm ra sao... đều sẽ thể hiện rõ và mọi thành viên đều có thể cập nhật. Thời gian chạy qua phòng ban khác đòi tài liệu, sắp xếp họp hết cả buổi làm việc, nhập nhằng trách nhiệm ... sẽ không còn nữa, tiết kiệm rất nhiều công sức và thời gian, có thêm nhiều điều kiện để tập trung làm việc, đầu tư cải tiến quy trình, nâng cao hiệu suất công việc.

2.3. Nâng cao sự hài lòng từ khách hàng, đối tác

Các bước phục vụ đơn hàng đều được tự động hóa trong ERP, bao gồm cả việc kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, lịch sử mua hàng tích điểm của khách hàng, những nhu cầu riêng mà đối tác đặt ra... Dù người cũ nghỉ, người mới thay thì những sai sót thời gian đầu cũng nhờ vậy mà được hạn chế tối đa. Đảm bảo chất lượng phục vụ nhanh và hoàn hảo nhất, lịch sử thao tác đều được lưu lại để xử lý theo trách nhiệm nếu có phát sinh.

2.4. Dữ liệu lưu trữ chuẩn xác

Dữ liệu truyền miệng hay viết tay có thể gây ra sự sai sót dây chuyền trong công tác quản lý, rất nguy hiểm. Hệ thống ERP chia trách nhiệm nhập liệu theo chuyên môn của từng nhân sự/phòng ban, sau đó tất cả sẽ được đồng bộ cho mọi bộ phận liên quan sử dụng. Không phải sao chép, không phải một người mà gánh nhiều số liệu, độ chuẩn xác và thống nhất toàn chuỗi hoạt động cực kỳ cao.

2.5. Nâng cao nghiệp vụ kế toán

Doanh nghiệp càng phát triển, nghiệp vụ kế toán càng nhiều, thay vì phải tuyển thêm người để giảm sai sót trong hạch toán thủ công thì sử dụng phần mềm ERP tiết kiệm hơn nhiều, mà độ chính xác lại cao. Hiện nay nhiều phần mềm ERP đã được thiết kế theo quy chuẩn kế toán Việt Nam nên doanh nghiệp Việt hoàn toàn an tâm sử dụng.


>>> Tất tần tật về phần mềm quản lý nhân sự

3- Các mô đun ERP phổ biến được sử dụng 

Mô đun (Module) là các chức năng cung cấp từ một phần mềm, mỗi chức năng đảm nhận một phần nhiệm vụ chuyên môn khác nhau, đồng nghĩa, mỗi mô đun sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong một chuyên môn nhất định. Thiết kế phần mềm ERP có thể lên đến cả nghìn mô đun nhưng phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp thì đây là những mô đun được sử dụng nhiều nhất:

3.1. Quản lý nhân lực (Employees Management)

Bất cứ dự án nào cũng đều cần nhân lực triển khai, vì vậy để lựa chọn nhân lực phù hợp thì việc quản lý những thông tin như kỹ năng, chuyên môn, thành tích, thâm niên, mã số bảo hiểm, lý lịch cá nhân... luôn là yếu tố cần thiết. Phần mềm ERP không chỉ lưu trữ đầy đủ mà còn cho phép trích lọc, đánh giá năng lực nhân sự theo nhiều tiêu chí khác nhau, đảm bảo năng lực phù hợp cao nhất theo yêu cầu từng nhiệm vụ.

3.2. Quản lý kho hàng (Inventory Management)

Muốn chủ động nguồn nguyên vật liệu trong sản xuất, giảm chi phí tồn kho, kiểm kê báo giá khách hàng thuận lợi... thì đã có mô đun ERP hỗ trợ quản lý kho hàng chuyên nghiệp. Từ cấu trúc kho hàng theo vị trí, loại hàng, thứ bậc, tầng lưu trữ... trong tích tắc sẽ được liệt kê và tổng hợp số liệu trùng khớp với những ghi chép nhập hàng, xuất kho, lưu thành phẩm sản xuất...


>>> Hệ thống quản lý nhân sự là gì?

3.3. Quản lý dự án (Project Management)

Mỗi dự án có thể là sự phối hợp của nhiều chuyên môn khác nhau, một nhân sự có thể cùng lúc đảm nhận nhiều dự án, nhiều dự án cùng triển khai nhưng không bắt đầu cùng thời điểm nên lịch trình mỗi bước sẽ khác nhau... Sự phức tạp đan xen này có thể khiến nhà quản lý đau đầu khi kiểm soát nhưng ERP sẽ giải quyết trọn vẹn, khoa học, rõ ràng bằng cách cập nhật, theo dõi liên tục từng dự án theo nhiều khía cạnh : số lượng nhiệm vụ, việc đã hoàn thành, việc sắp đến hạn, sự vụ phát sinh, ai là người chịu trách nhiệm...

3.4. Quản lý tài liệu (Document Management)

Có tài liệu thông thường nhưng cũng có những tài liệu cần bảo mật cao. Ngoài việc lưu trữ an toàn số lượng lớn tài liệu, phần mềm còn cung cấp tính năng phân quyền theo cấp bậc, giới hạn số lượng thành viên được truy cập tài liệu, vừa tạo thuận lợi cho nhân sự trong quá trình xử lý công việc, vừa đảm bảo tính bảo mật cho những tài liệu quan trọng.

3.5. Quản lý chuỗi cung ứng ( Supply Chain Management )

Thành phần hợp thành chuỗi cung ứng thay đổi liên tục, nếu không phải ở doanh nghiệp thì sẽ là những đối tác phối hợp, ví dụ đội xe thuê ngoài tăng giá vận chuyển, đường sá thường đi bị phong tỏa, nhà phân phối giảm nhập hàng... Phần mềm ERP mang đến giải pháp rất lớn cho những phức tạp này:

- Lưu trữ dữ liệu dựa trên thời gian thật,nhờ vậy mọi thông tin được cập nhật nhanh chóng, tốc độ đưa ra quyết sách xử lý được đẩy mạnh.

- Dự đoán nhu cầu cung ứng sản phẩm (hàng hóa hoặc dịch vụ) trong tương lai để biết sản phẩm sắp thoái trào, sản phẩm nào cần đẩy nhanh sản lượng để giành thị phần...  Từ đó phối hợp với phòng kế hoạch sản xuất điều chỉnh phù hợp.


>>> HR là gì? Các vị trí và công việc trong ngành HR

3.6. Quan hệ khách hàng (Customer relationship Management)

Chăm sóc khách hàng, thu hút khách hàng mới, giữ chân khách hàng tiềm năng là nhiệm vụ đặt ra cho chức năng mô đun này. Đáp lại, ERP tiếp nhận thông tin nghiên cứu, khảo sát đầy đủ, phân tích đánh giá theo nhiều tiêu chí một cách thông minh giúp nhân viên kinh doanh thuận lợi

- Xác định và quản lý danh sách khách hàng tiềm năng để tiếp tục tiếp cận, chăm sóc.

- Phân tích thị hiếu ở hiện tại và tương lai, nắm bắt cơ hội kinh doanh

- Thiết lập thời gian, đối tượng trong những cuộc gọi tìm kiếm khách hàng...

3.7.  Quản lý bán hàng (Sales Management)

Từ bước tư vấn, chốt đơn, liên hệ kho hàng đến giai đoạn xuất hóa đơn, giao hàng, thiết lập báo cáo... hệ thống ERP đều kiểm soát chặt chẽ và hỗ trợ quản lý hiệu quả. Thậm chí, khi cần xác minh, những thông tin tác nghiệp mỗi bước theo thời gian thực, hay tình trạng hàng đã đóng gói, đang vận chuyển, đã giao cũng được hệ thống lưu trữ trọn vẹn, chỉ vài thao tác đơn giản là có thể trích xuất ngay.

3.8. Kế toán (Accounting)

Nghiệp vụ kế toán phát sinh ở nhiều phòng ban chuyên môn khác nhau, đợi từng phòng ban tổng hợp giấy tờ phát sinh nghiệp vụ rồi gửi về phòng kế toán thì tiến độ công việc kế toán dễ bị chậm trễ, số liệu không chuẩn, khó phát hiện sự thiếu nhất quán trong toàn hệ thống... 

Sử dụng phần mềm ERP, nghiệp vụ phát sinh đến đâu, cập nhật ngay đến đó, có sự chênh lệch do một phòng ban cập nhật chậm hoặc sai là hệ thống sẽ thông báo. Phần mềm còn kết hợp tính năng kết nối ngân hàng/ bên mua/ bên bán, tạo và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng, thiết lập báo cáo kế toán định kỳ...

Ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý doanh nghiệp đã trở thành yêu cầu bắt buộc để  có thể duy trì năng lực cạnh tranh. Trước đây chi phí ứng dụng ERP trong quản lý doanh nghiệp đã được vận dụng nhưng theo công nghệ truyền thống nên chi phí khá cao. Giờ đây, với công nghệ điện toán đám mây tiên tiến, doanh nghiệp không còn phải tốn nhiều chi phí đầu tư hệ thống nữa. Lợi ích có được từ ERP càng được tối ưu hơn nên quân sư TalentBold nhận thấy đây là thời điểm thích hợp lan tỏa ERP đến đông đảo doanh nghiệp Việt.   


------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam