Multitask là gì? Cách để làm việc đa nhiệm năng suất, hiệu quả

Do nhu cầu cạnh tranh cao trong công việc nên những nhà tuyển dụng đều yêu cầu ứng viên phải có năng lực Multitask khi ứng tuyển. Càng sở hữu năng lực này cao, vị thế cạnh tranh của ứng viên sẽ càng tốt. Bài viết hôm nay, quân sư TalentBold sẽ đề cập chi tiết Multitask là gì, cùng với đó là những cách xử lý khi có quá nhiều việc cùng một lúc như thế nào để chứng tỏ khả năng Multitasking tốt.

MỤC LỤC
1 - Multitask là gì?
2 - Cách để làm việc đa nhiệm hiệu quả
    2.1. Lập kế hoạch cụ thể
    2.2. Xử lý công việc quan trọng trước
    2.3. Tìm ra khung giờ làm việc hiệu quả nhất của bản thân
    2.4. Lựa chọn những việc có cùng tính chất
    2.5. Thường xuyên kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch
    2.6. Hạn chế sử dụng mạng xã hội

1 - Multitask là gì? 

Multitask – tạm dịch Đa nhiệm – là thuật ngữ phản ánh việc một người đảm nhận thực hiện nhiều công việc cùng một lúc trong một khoảng thời gian nhất định và vẫn đảm bảo kết quả hoàn thành tốt ở từng việc.

Những công việc này có thể khác tính chất, khác chuyên môn nhưng đều được xử lý bởi cùng một người, vì vậy, người có Multi-task tốt đều là người giỏi và linh hoạt trong nhiều khía cạnh chuyên môn, họ có thể xử lý công việc đa không gian, đa thời gian nhờ sự hỗ trợ của các thiết bị công nghệ cao như laptop, smartphone, máy tính bảng…

2 - Cách để làm việc đa nhiệm (Multi-task) hiệu quả 

Muốn nâng cao năng lực Multitask, ban cần nâng cao khả năng xử lý khi có nhiều việc phát sinh cùng lúc hoặc đan xen nhau trong một giai đoạn nhất định. Tình huống này không cần phải đợi tới khi đi làm bạn mới được tiếp cận, mà ngay cả khi đi học hay sinh hoạt hằng ngày cũng đã có nhiều việc đan xen để bạn rèn luyện dần dần rồi.

Dưới đây là những cách thức hệ thống hóa con đường rèn luyện Multitask một cách khoa học. Áp dụng và trở thành thói quen xử lý công việc, năng lực đa nhiệm của bạn sẽ được nâng cao một cách tự nhiên, bản thân không cảm thấy khó khăn hay áp lực nữa:

2.1. Lập kế hoạch cụ thể 

Mỗi công việc có những yêu cầu riêng về chất lượng đạt được, thời gian hoàn thành, nguồn lực cần sử dụng… Do đó, nếu chỉ để mọi thứ trong đầu rồi dùng sức mạnh não bộ để sắp xếp và định hướng thực hiện thì chắc chắn bạn sẽ quên một vài nhiệm vụ, hoặc ít nhất là sẽ thiếu khoa học trong sắp xếp lịch trình.

Hãy ghi tất cả ra giấy, kèm theo đó là những phương án bạn sẽ dùng để giải quyết từng phần việc, kèm theo những phương án dự phòng để chủ động ứng phó khi có rủi ro phát sinh. Với cách liệt kê rõ ràng, tổng thể như vậy, bạn sẽ không lo quên, cũng không lo bị động xử lý, và biết đâu, bạn còn có thể đan xen một số việc vào làm cùng lúc được.

2.2. Xử lý công việc quan trọng trước 

Số lượng việc phát sinh trong kế hoạch làm việc sẽ gồm cả việc công lẫn việc tư, việc nước lẫn việc nhà. Và có một điều chắc chắn là những việc này sẽ không phát sinh cùng lúc, mà xuất hiện trong nhiều ngày khác nhau.

Để giải quyết hiệu quả, chúng ta không thể xử lý theo trình tự xuất hiện của sự việc được, mà phải ưu tiên việc quan trọng, việc gấp xử lý trước, việc không quan trọng hoặc có thể nhờ người khác hỗ trợ sẽ xử lý sau. Nếu làm theo thứ tự xuất hiện thì đang làm việc bình thường lại bị hối thúc việc gấp, khiến tâm lý bất an, chẳng việc nào ra việc nào cả.

2.3. Tìm ra khung giờ làm việc hiệu quả nhất của bản thân 

Thời gian làm việc hiệu quả nhất sẽ giúp bạn xử lý công việc nhạy bén, linh hoạt, nên tốc độ hoàn thành rất nhanh. Thường thì buổi sáng sẽ là khung giờ làm việc hiệu quả nhất của đại đa số mọi người. Vì lúc này bạn vừa được nạp năng lượng tích cực sau một giấc ngủ ngon, lại chưa bị những tác động tiêu cực có thể phát sinh trong ngày làm ảnh hưởng tinh thần.

Hãy dành những việc gấp, việc quan trong cho khung giờ làm việc hiệu quả nhất của bạn, như vậy, bạn sẽ đẩy nhanh được tốc độ xử lý công việc. Trường hợp, khung giờ tốt nhất lại chưa phải là thời điểm hội đủ dữ liệu để xử lý việc quan trọng, thì bạn hãy dồn nhiều việc bình thường vào khung giờ làm việc hiệu quả để xử lý “rốp rẻng” ngay và luôn trong khoảng thời gian ngắn đó. Khoảng thời gian còn lại, bản thân có thể thong thả tập trung xử lý việc quan trọng.

2.4. Lựa chọn những việc có cùng tính chất 

Khi lên kế hoạch, ngoài việc sắp xếp thứ tự ưu tiên việc quan trọng, rồi sắp xếp theo lịch trình phát sinh công việc, thì chúng ta còn có thể sắp xếp theo tính chất công việc. Những việc cùng tính chất được xếp thực hiện cùng nhau mang lại rất nhiều lợi ích:

• Tập trung cùng một chuyên môn, tốc độ linh hoạt xử lý cao hơn

• Đan xen nhiều bước của việc này vào khoảng thời gian chờ của việc khác

• Hỗ trợ hoàn thành nhiệm vụ giữa các đầu việc cùng tính chất…

Do đó, khi lên kế hoạch, bạn có thể dựa trên trực quan tổng thể những nhiệm vụ đã hiển thị trên giấy để điều chỉnh, sắp xếp việc quan trọng trước, sau đó xem những việc không quan trọng liệu có việc nào cùng tính chất và có thể hoàn thành cùng việc quan trọng đó không. Nếu có, hãy xếp chúng cùng nhau, bạn sẽ thấy tổng thời gian và nguồn lực xử lý hai việc ít hơn hẳn.

Ví dụ việc ưu tiên của anh A là phải giao bộ chứng từ gốc đến ngân hàng ở tòa nhà quận 1 trong buổi sáng. Anh A cũng cần đến lấy tài liệu từ một công ty cùng tòa nhà đó, lịch hẹn là buổi chiều. Anh A gọi cho người bên công ty xem liệu họ có thể hoàn thành tài liệu buổi sáng luôn không. Họ trả lời được, thế là cùng một lần di chuyển, anh A đã có thể hoàn thành cả hai đầu việc.

2.5. Thường xuyên kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch 

Quá trình xử lý một công việc sẽ gồm nhiều bước, do vậy, thời gian xử lý cũng có thể kéo dài khác nhau. Thực tế, không ai chắc quá trình đó, người thực hiện sẽ không phát sinh vấn đề nào thêm trong nội dung kế hoạch. Chính vì vậy, kế hoạch chỉ là dự kiến, suốt quá trình triển khai, nhiệm vụ vẫn thường xuyên được bổ sung, sự vụ ở mỗi nhiệm vụ vẫn có thể phát sinh đột xuất, vì vậy, bạn phải thường xuyên kiểm tra và điều chỉnh lịch trình, thứ tự việc ưu tiên, phương án xử lý… theo thực tế phát sinh tại thời điểm đó. Có như vậy, thực hiện nhiều việc cùng lúc mới không bị ảnh hưởng cả về tiến độ và chất lượng.

Chẳng hạn, đang triển khai kế hoạch công việc thì bạn được quản lý yêu cầu sắp xếp đi công tác tỉnh 02 tuần. Với công việc ở cơ quan thì sẽ có người làm thay, nhưng bạn còn có công việc làm thêm, còn học bổ sung kiến thức buổi tối… Lúc này, bạn phải linh hoạt áp dụng các phương án dự phòng rủi ro mà bản thân đã đề xuất khi lập kế hoạch Multitask cho mình, cụ thể:

• Mang theo laptop để vừa công tác cho công ty, vừa xử lý việc làm thêm

• Nhờ bạn học photo bài học buổi tối hộ, hoặc ghi âm bài giảng dùm bạn

Càng linh hoạt ứng phó thành công nhiều tình huống, bạn sẽ càng cảm thấy sự thú vị trong cuộc sống Multitask đa chiều.

2.6. Hạn chế sử dụng mạng xã hội 

Muốn làm nhiều việc cùng lúc đạt hiệu quả cao, bản thân phải có sự tập trung và dồn sức cho công việc. Tuy nhiên, xã hội ngày nay có rất nhiều nội dung giải trí có khả năng khiến con người ta xao nhãng việc chính. Điển hình chính là mạng xã hội với những cập nhật của bạn bè, quảng cáo mua sắm, tin nhắn hẹn café cuối ngày, review phim ảnh… Chỉ cần bạn theo dõi một tin là sẽ bị cuốn “vi vu” đến hàng loạt nội dung tiếp theo.

Sự xao nhãng này sẽ khiến bản thân mất rất nhiều thời gian vào những nội dung chỉ mang tính giải trí, điều mà bạn có thể làm vào giờ nghỉ trưa, vào cuối ngày hay khi có thời gian rảnh. Còn công việc thì có quy định deadline, có yêu cầu chất lượng, có cả phạt bồi thường khi xảy ra sự cố. Do vậy, hãy mạnh dạn ngắt kết nối mạng hoặc chỉ mở tin nhắn khi có những liên lạc quan trọng. Luôn ưu tiên dành thời gian xử lý những công việc mang lại giá trị kinh tế, những công việc bắt buộc phải hoàn thành đúng tiến độ.

Multitask đề cập đến khả năng đa nhiệm, cùng lúc đảm nhận và hoàn thành tốt nhiều nhiệm vụ của một người. Khả năng đa nhiệm này không phải sinh ra là đã có mà được trui rèn thông qua quá trình làm việc, đúc kết kinh nghiệm và sắp xếp lịch trình khoa học. Quân sư TalentBold đã chia sẻ các cách xử lý khi có quá nhiều việc cùng một lúc trong nội dung bài viết, hướng dẫn này áp dụng khả thi cho mọi cá nhân có ý định rèn luyện Multitask nhanh và hiệu quả nhất. 

------------------------------------

Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam