Tất tần tật về phần mềm quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự theo phương pháp thủ công đã không còn phù hợp trong thời đại công nghệ ngày nay, xét cả về chi phí, nhân lực và thời gian. Xu hướng lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự đã được các nước phương Tây sử dụng từ rất lâu và đã chứng minh được tính hiệu quả. Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp vẫn còn e dè khi lựa chọn. Hiểu được tâm lý này, quân sư TalentBold sẽ chia sẻ tất tần tật về phần mềm nhân sự, để mọi doanh nghiệp yên tâm lựa chọn và tối ưu lợi ích tổ chức.

1- Phần mềm nhân sự là gì?

Phần mềm nhân sự là ứng dụng công nghệ nhằm giúp các doanh nghiệp đạt được kỳ vọng cao nhất trong công tác quản trị và phát triển nhân lực. Công nghệ mang đến sự tiện ích và lợi ích cao vượt trội so với những cách truyền thống, và với phần mềm nhân sự cũng vậy, mọi công tác liên quan đến nhân lực được tự động hóa, tối ưu hóa, nâng cao khả năng thu hút, giữ chân và phát triển nhân tài.

2- Vai trò của phần mềm nhân sự

Sử dụng phần mềm nhân sự là một bước cải tiến, thay đổi lớn trong doanh nghiệp, nhưng doanh nghiệp vẫn quyết tâm thực hiện, bởi lẽ, vai trò của phần mềm quản lý nhân sự mang lại cho tổ chức rất lớn:

Đồng bộ quy trình quản lý nhân sự

Ngày xưa, mỗi thế hệ phòng nhân sự có một cách quản lý khác nhau, khiến cho người sau phụ thuộc ít nhiều vào công tác bàn giao của người trước. Nhưng giờ đây, với một hệ thống phần mềm nhân sự thống nhất, mọi dữ liệu, cách thức bố trí kho lưu trữ, vận hành tính năng… đều được đồng bộ thống nhất một cách khoa học.

Tiết kiệm tối đa ngân sách quản lý nhân sự

Từ chi phí, nhân lực đến thời gian dành cho những công việc hồ sơ, giấy tờ, thủ tục quản lý nhân sự đều được tự động hóa thông qua phần mềm nên được tinh giản tối đa.

Nâng cao tính bảo mật, công bằng trong tổ chức

Phần mềm thực hiện chức năng phân quyền truy cập, sử dụng công nghệ lưu trữ đám mây nên mức độ bảo mật và dung lượng lưu trữ được nâng cao đáng kể. Mọi tiêu chuẩn đều được cài đặt chi tiết trên phần mềm nên không xảy ra tình trạng đánh giá cảm tính.

3- Tính năng của phần mềm nhân sự

Mỗi phần mềm quản lý nhân sự sẽ có những tính năng đặc thù, mang đến lợi thế cạnh tranh tiêu thụ cho sản phẩm đó. Ở đây, nhìn chung, quân sư TalentBold nhận thấy, tất cả phần mềm nhân sự chất lượng hiện nay đều sở hữu danh sách tính năng sau:

• Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự tương thích từng vị trí công việc

• Những việc làm hấp dẫn

  

  Trợ Lý Kinh Doanh (Tiếng Trung/ Tiếng Anh)

  TP.HCM, Vũng Tàu, Đồng Nai Nhân sự

  

  Trưởng phòng Hành Chính Nhân sự (Tiếng Trung)

  Hải Phòng, Hải Dương, Quảng Ninh Nhân sự

  

  Compliance Lead (Manufacturing)

  Hải Phòng, Hải Dương, Quảng Ninh Nhân sự , Pháp lý

  

  Phó Phòng Hành Chính Nhân Sự (Sản Xuất)

  Hưng Yên, Nam Định, Thái Bình Nhân sự , Sản Xuất

  

  HR Staff (C&B, Manufacturing)

  Hà nội, Bắc Giang, Bắc Ninh Nhân sự , Sản Xuất

  Lưu trữ khoa học thông tin nhân sự

• Quản lý chấm công tự động, kết nối cùng máy chấm công vân tay

• Tính lương, phụ cấp chuẩn xác, cho phép tùy chỉnh công thức lương theo từng doanh nghiệp

• Quản lý đào tạo, huấn luyện chuyên sâu dựa trên kết quả đánh giá KPI

• Quản lý thang điểm và kết quả KPI công bằng, minh bạch

• Thiết lập báo cáo tự động theo tiêu chí tùy chọn của người thiết lập báo cáo

• Tích hợp cùng các hệ thống khác như email, skype, các nguồn ứng viên bên ngoài, liên kết với các phòng ban khác trong doanh nghiệp…

4- Phân loại phần mềm quản lý nhân sự

Nói về phân loại phần mềm quản lý nhân sự, thì ngoài khía cạnh chi phí (miễn phí và tính phí), thì phân loại về khu vực cài đặt phần mềm được quan tâm nhiều nhất:

Phần mềm quản lý nhân sự trực tiếp (offline)

Nghĩa là phần mềm cài ở máy tính nào thì chỉ có máy đó sử dụng được. Do đó, những sản phẩm phần mềm này chỉ hoạt động trong khuôn khổ hạn hẹp. Có thể nhiều người cùng cài đặt, nhưng mỗi người chỉ xài một hai tính năng tương thích nhiệm vụ nhân sự mà mình phụ trách, khó liên kết với nhau, khó cập nhật, bất tiện cho công tác quản lý quy mô lớn. Được cái là giá phần mềm thấp, ít lo lắng về việc bị lộ thông tin.

Phần mềm quản lý nhân sự dựa trên dữ liệu đám mây (online)

Đây là xu hướng thiết kế phần mềm nhân sự hiện nay, người dùng có thể truy cập thông qua tính năng đăng nhập khi mở phần mềm trên máy, dù là đi công tác, đi chơi, vẫn có thể quản lý công việc từ xa, rất tiện lợi.

Phần mềm nhân sự thuê từ bên ngoài

Nhà cung cấp (đa phần cũng là nơi thiết kế phần mềm) sẽ cho phần mềm chạy trên server hoặc cloud của họ, sau đó cho các khách hàng doanh nghiệp thuê lại để sử dụng. Như vậy, doanh nghiệp không phải mua phần mềm, không cần cài đặt trên máy tính, mà chỉ cần truy cập trực tiếp trên đường link của nhà cung cấp. Một ưu điểm nữa là nhà cung cấp sẽ thường xuyên cập nhật các tính năng bổ sung.

5- Tiêu chí chọn phần mềm quản lý nhân sự tốt

Thế giới phần mềm quản lý nhân sự phong phú, bao la vô cùng, do đó, để lựa chọn đúng thì cần dựa trên các tiêu chí đánh giá. Biết mình ưu tiên tiêu chí nào hơn sẽ giúp doanh nghiệp tìm thấy phần mềm tốt nhanh hơn:

Mức giá theo các gói phần mềm

Khi dùng quen, doanh nghiệp sẽ ngại thay đổi, vì vừa tốn phí mua phần mềm mới, vừa phải làm quen cấu trúc lại từ đầu. Vì vậy, định hướng là sẽ nâng cấp hoặc dùng gói mắc tiền hơn.

Uy tín của công ty thiết kế

Công ty thiết kế ngoài năng lực lập trình vượt trội, cần có uy tín trong việc thiết lập các phần mềm chuyên ngành. Như vậy, quyền lợi của doanh nghiệp sử dụng mới được đảm bảo lâu dài.

Khả năng quản trị từ xa

Dịch bệnh Covid – 19 là giai đoạn minh chứng rõ ràng nhất cho tầm quan trọng của việc quản trị từ xa. Vì vậy, những phần mềm có khả năng truy cập, vận hành thông qua internet sẽ được ưu tiên.

Tính bảo mật và dung lượng lưu trữ

Mọi thông tin nhân sự đều cần được bảo mật, vì đó là quyền lợi của doanh nghiệp trong việc thu hút và giữ chân nhân tài. Bên cạnh đó, dung lượng cho công tác quản trị nhân lực luôn đòi hỏi cao nhất trong số các phòng ban.

6- Top phần mềm quản lý nhân sự miễn phí được ưa chuộng

Việt Nam đa phần là doanh nghiệp vừa và nhỏ nên những phần mềm quản lý nhân sự miễn phí có đất dụng võ nhiều hơn. Dưới đây, quân sư TalentBold sẽ giới thiệu đến bạn một số phần mềm miễn phí, dù là không tốn tiền nhưng tính năng cũng thuộc hàng “xịn sò” nên rất được ưa chuộng

6.1. Phần mềm quản lý nhân sự Apptivo

Phần mềm Apptivo không giới hạn người dùng, cung cấp tính năng giúp người sử dụng liên kết với nhiều công cụ khác. Dung lượng lưu trữ ở mức 500MB, phiên bản tính phí thì dung lượng nhiều hơn.

Nội dung phần mềm chú trọng đến việc quản lý nhân sự (tuyển dụng, quản lý ngày nghỉ, trao đổi thông tin giữa các phòng ban) , chưa có nhiều tính năng phục vụ cho nhu cầu phát triển nhân lực (đào tạo, đánh giá KPI…)

6.2. Phần mềm quản lý nhân sự Deskera

Phần mềm Deskera cung cấp mã nguồn mở miễn phí, với tính năng quản lý nhân sự khá đa dạng vì công ty hướng đến công tác quản lý nhân sự cho các doanh nghiệp quy mô lớn. Dù không phải phiên bản trả phí nhưng người sử dụng vẫn có thể khai thác tốt các tính năng như chấm công, tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân viên, thiết lập kế hoạch đào tạo, làm báo cáo….

6.3. Phần mềm nhân sự SimpleHRM

Phiên bản miễn phí của SimpleHRM phục vụ hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cung cấp tính năng đa dạng, giúp xử lý hiệu quả nhiều yêu cầu liên quan đến quản lý nhân sự như quản lý ngày nghỉ phép, chi phí lương thưởng, quỹ phúc lợi, thiết lập báo cáo nhân sự… Thiết kế giao diện thân thiện, dễ sử dụng, nhưng hơi khó cài đặt, nên nhờ bộ phận IT hỗ trợ.

6.4. Phần mềm nhân sự Perfect HRM 2012

Khả năng lưu trữ thông tin nhân sự lớn, châm công tự động, thiết lập báo cáo nhân sự, tự động tính lương, quản lý các chế độ và ngày nghỉ phép… mang đến một phiên bản quản lý nhân sự miễn phí rất đáng lựa chọn. Giao diện hơi rối mắt một chút thôi, dành thêm ít thời gian là có thể sử dụng hiệu quả.

6.5. Phần mềm nhân sự HR – Manager

Mọi tính năng cốt lõi cho công tác quản lý nhân sự hầu như đều có ở phiên bản miễn phí HR-Manager, như lưu trữ hồ sơ, ghi nhận hoạt động nhân viên, báo cáo tình hình biến động nhân sự, chấm công, đào tạo, tuyển dụng, đánh giá năng lực, phân quyền người dùng. Còn mong chờ gì hơn cho một công cụ quản lý nhân sự miễn phí nữa đây.

Thị trường hiện có rất nhiều sản phẩm phần mềm phục vụ công tác nhân sự, miễn phí có, trả phí có, trong nước hay quốc tế đều có, doanh nghiệp không khó để tìm một sản phẩm cho doanh nghiệp. Nhưng để sở hữu phần mềm tương thích nhất, phù hợp nhất, tối đa lợi ích thì không dễ. Tất tần tật về phần mềm nhân sự mà quân sư TalentBold chia sẻ hôm nay không ngoài mục đích giúp doanh nghiệp xóa bỏ cái “không dễ” đó, vừa nắm bắt nhanh xu hướng thời đại, vừa có đầy đủ yếu tố cân nhắc cho sự lựa chọn của chính mình.

------------------------------------

Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet