Tổng hợp các giấy tờ hồ sơ xin việc chuẩn nhất

Hồ sơ xin việc là bước đầu tiên giúp ứng viên gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Do đó, mọi ứng viên đều mong muốn sở hữu một bộ hồ sơ ứng tuyển hoàn chỉnh nhất. Hiểu được tâm tư này, bài viết tổng hợp các giấy tờ hồ sơ xin việc chuẩn nhất dưới đây chính là cẩm nang mà quân sư TalentBold muốn gửi đến bạn.

MỤC LỤC
1 - Tại sao cần chuẩn bị giấy tờ hồ sơ xin việc?
2 - Tổng hợp các giấy tờ hồ sơ xin việc chuẩn nhất
2.1. Sơ yếu lý lịch tự thuật có xác nhận của địa phương
2.2. Đơn xin việc
2.3. CV xin việc
2.4. Sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, chứng minh thư nhân dân bản sao công chứng
2.5. Giấy khám sức khỏe (dưới 6 tháng)
2.6. Bằng cấp, chứng chỉ liên quan nếu có
2.7. Ảnh chân dung (3x4 hoặc 4x6)
3 - Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin việc

1 - Tại sao cần chuẩn bị giấy tờ hồ sơ xin việc?  

Hiện nay, dù hầu hết hồ sơ xin việc đều được gửi qua mạng trực tuyến, nhưng ứng viên vẫn phải nộp hồ sơ giấy khi phỏng vấn hoặc sau khi trúng tuyển, thậm chí là cả khi ứng tuyển nếu nhà tuyển dụng yêu cầu. Do đó, công tác chuẩn bị giấy tờ hồ sơ xin việc tuyệt đối không thể xem nhẹ, bởi lẽ thông qua giấy tờ những giấy tờ này, nhà tuyển dụng sẽ:

1.1.  Đánh giá sàng lọc danh sách ứng viên tiềm năng

Mỗi đợt tuyển dụng có hàng trăm ứng viên quan tâm, nhà tuyển dụng không thể gặp tất cả để phỏng vấn, đánh giá được vì nguồn lực không cho phép, mà hiệu quả lại rất thấp. Vì vậy, họ sẽ đánh giá năng lực ứng viên thông qua những dữ liệu có trong hồ sơ xin việc. Chỉ những ứng viên phù hợp mới được mời phỏng vấn, như vậy tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức cho cả đôi bên.

1.2.  Định hướng nhiệm vụ phù hợp

Cùng một vị trí công việc nhưng nội dung nhiệm vụ phân bổ sẽ khác nhau. Thông qua hồ sơ, nhà tuyển dụng sẽ lên danh sách ứng viên phù hợp cho từng nhóm nhiệm vụ dựa trên sở trường từng người. Như vậy sẽ không lo bỏ sót ứng viên giỏi, cũng hạn chế được tình trạng bố trí công việc không phù hợp năng lực, làm giảm hiệu suất công việc.

1.3.  Đánh giá mức độ trung thực của hồ sơ

Giấy tờ trong hồ sơ xin việc đều cần phải có xác nhận hoặc sao y bản chính của chính quyền địa phương nơi ứng viên cư trú. Đây là cơ sở khẳng định những năng lực và thông tin ứng viên thể hiện trong hồ sơ xin việc đều trung thực và chuẩn xác.

2 - Tổng hợp các giấy tờ hồ sơ xin việc chuẩn nhất 

Một bộ hồ sơ xin việc hoàn chỉnh cần đảm bảo những giấy tờ sau:

2.1. Sơ yếu lý lịch tự thuật có xác nhận của địa phương 

Sơ yếu lý lịch là bản tóm tắt thông tin cá nhân, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, thành tích gặt hái… của ứng viên, nên có thể nói đây là giấy tờ quan trọng nhất quyết định ứng viên có qua vòng xét duyệt hồ sơ hay không.

Về nguyên tắc, sơ yếu lý lịch cần có xác nhận của địa phương. Tuy nhiên, để tiết kiệm chi phí cho ứng viên, nhà tuyển dụng vẫn chấp nhận sơ yếu lý lịch chưa xác nhận cho vòng xét hồ sơ. Sau khi trúng tuyển, nhân viên mới sẽ bổ sung bản có xác nhận sau.

2.2. Đơn xin việc 

Đơn xin việc thường gói gọn trong vòng một trang A4, nội dung như một lời giới thiệu súc tích gửi đến doanh nghiệp và người phụ trách tuyển dụng của doanh nghiệp. Thông qua đơn xin việc, nhà tuyển dụng sẽ nhanh chóng nắm bắt thông tin:

• Họ tên, ngày tháng năm sinh, thông tin liên lạc của ứng viên

• Ứng viên biết tin tuyển dụng của doanh nghiệp từ đâu

• Trọng điểm kinh nghiệm, năng lực chuyên môn, kỹ năng phù hợp với vị trí ứng tuyển

• Nhiệt huyết, kỳ vọng của ứng viên khi tham gia ứng tuyển…

Nhiều doanh nghiệp tuyển dụng cùng lúc nhiều nhân sự, người phụ trách sẽ khó có thể nghiên cứu hết các sơ yếu lý lịch. Vì vậy, họ sẽ xem những gì ứng viên tóm tắt trong đơn xin việc để quyết định có nên tiếp tục dành thời gian cho sơ yếu lý lịch của ứng viên đó hay không.

2.3. CV xin việc 

CV xin việc ngắn chỉ khoảng 1 – 2 trang A4, đây như một bản súc tích nội dung của sơ yếu lý lịch, trong đó ứng viên chú trọng việc chia sẻ thông tin về quá trình làm việc, kinh nghiệm tích lũy, thành tích gặt hái… để làm nổi bật ấn tượng về mức độ phù hợp với vị trí công việc đang ứng tuyển, giúp nhà tuyển dụng tổng hợp nhanh thông tin cho quá trình sàng lọc.

2.4. Sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, chứng minh thư nhân dân bản sao công chứng 

Đây là những giấy tờ chứng minh nhân thân hợp pháp của ứng viên, do đó, một bản copy có sao y của chính quyền địa phương sẽ là giấy tờ cần được bổ sung trong hồ sơ.

• Giấy khai sinh chỉ khi xin việc cơ quan Nhà nước hoặc những ngành nghề đòi hỏi lý lịch cao như ngân hàng thì ứng viên mới cần cung cấp bản sao (trích lục) khai sinh, còn những vị trí công việc ở hầu hết doanh nghiệp tư nhân sẽ không cần giấy tờ này.

• Sổ hộ khẩu có sao y là bằng chứng để xác nhận nơi cư trú. Tuy nhiên, ngày 1/1/2023, sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy sẽ không còn giá trị sử dụng, nên nếu ứng tuyển sau thời điểm này, ứng viên không cần cung cấp sổ hộ khẩu trong hồ sơ.

• Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân luôn là giấy tờ quan trọng không thể thiếu, nhất là từ ngày 1/1/2023, toàn bộ thông tin cá nhân đều sẽ được truy xuất thông qua duy nhất thẻ căn cước công dân.

2.5. Giấy khám sức khỏe (dưới 6 tháng) 

Giấy khám sức khỏe phải do đơn vị y tế có thẩm quyền cấp, phổ biến là các Bệnh viện đa khoa quận. Ứng viên không cần phải khám ở đúng Bệnh viện quận của địa phương mình sinh sống, mà có thể khám ở bất cứ quận huyện nào trong cả nước.

Thời hạn giá trị của giấy khám sức khỏe chỉ trong 06 tháng, quá hạn ứng viên phải đi khám sức khỏe lại. Yêu cầu giấy khám sức khỏe chỉ được đặt ra với những ứng viên xin việc trong các đơn vị Nhà nước hoặc các vị trí công việc đặc thù, chẳng hạn như kỹ sư xây dựng, bảo vệ, vệ sĩ, công nhân bốc vác…

2.6. Bằng cấp, chứng chỉ liên quan nếu có 

Những bằng cấp tốt nghiệp đại học, cao đẳng chuyên môn, cũng như chứng chỉ ngoại ngữ, tin học… đều cần cung cấp bản sao y có chứng thực để xác minh năng lực thực tế của ứng viên.

2.7. Ảnh chân dung (3x4 hoặc 4x6) 

Ảnh chân dung 3x4 hoặc 4x6 chụp trong vòng 06 tháng trở lại sẽ được dán vào góc trái hoặc góc phải phía trên của sơ yếu lý lịch. Khi ứng viên đi xác nhận ở địa phương, cán bộ phường xã sẽ đóng dấu giáp lai lên hình.

3 - Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin việc  

Bên cạnh những giấy tờ cần chuẩn bị đã đề cập trong phần 2. trên đây, quân sư còn muốn chia sẻ thêm một vài lưu ý giúp cho bộ hồ sơ xin việc của bạn càng hoàn hảo hơn nữa:

3.1. Chụp lại hồ sơ

Trước khi nộp hồ sơ giấy, ứng viên nên chụp lại toàn bộ những nội dung giấy tờ mình đã nộp để lưu, cũng là để an tâm kiểm tra lại khi cần.

3.2. Đặt hồ sơ trong bao bì lớn

Tất cả hồ sơ xin việc giấy cần để gọn gàng trong túi hồ sơ, ghi rõ thông tin ứng viên ở mặt ngoài bìa hồ sơ. Ngoài thị trường có bán sẵn túi hồ sơ, các bạn ứng viên có thể mua về đựng giấy tờ vào trong.

3.3. Nộp hồ sơ chưa sao y khi phỏng vấn

Nếu hồ sơ ứng tuyển đã nộp trực tuyến, nhưng khi đi phỏng vấn, ứng viên nên đem theo hồ sơ xin việc giấy để gửi cho người phỏng vấn, hành động này cho thấy ứng viên là một người chuyên nghiệp. Nhưng chưa rõ có được trúng tuyển hay không, nên khi phỏng vấn, ứng viên chỉ cần mang theo hồ sơ photo, không cần phải sao y.

3.4. Theo dõi thông tin sau khi nộp

Trường hợp nộp hồ sơ giấy trực tiếp ngay khi ứng tuyển, ứng viên nên:

• Trực tiếp đến nơi nhận hồ sơ để nộp

• Liên hệ với người liên lạc của doanh nghiệp (nếu biết) để hỏi xem họ có nhận được hồ sơ của bạn hay chưa

• Theo dõi liên tục để kịp thời bổ sung hồ sơ nếu được doanh nghiệp yêu cầu thêm.

• Theo dõi phương thức liên lạc (email, zalo…) để xem thông báo mời phỏng vấn hay thử việc

Dù nộp hồ sơ trực tuyến mang đến nhiều thuận lợi hơn, nhưng đây chỉ là hình thức giới thiệu thông tin, còn việc nộp hồ sơ giấy vẫn luôn là điều kiện bắt buộc đối với công tác quản lý nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Tổng hợp các giấy tờ hồ sơ xin việc chuẩn nhất chính là cẩm nang chuẩn bị hồ sơ xin việc hoàn hảo nhất mà quân sư TalentBold muốn gửi đến các bạn ứng viên.

 

------------------------------------

Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

 

•