Làm sao xử lý công việc khi nhiều công việc gấp cùng lúc?

Trong cuộc sống hiện đại, tình trạng việc gấp ngập đầu không còn xa lạ với bất kỳ ai, từ nhân viên văn phòng đến freelancer hay sinh viên. Khi danh sách công việc ngày càng dài, bạn có thể cảm thấy căng thẳng, mất tập trung, và không biết bắt đầu từ đâu. Vậy làm sao để chọn việc nào xử lý trước một cách hiệu quả? Qua bài viết này, Talent Bold sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý công việc, ưu tiên nhiệm vụ, và áp dụng các phương pháp khoa học để giảm áp lực.
MỤC LỤC: 
1. Hiểu rõ nguyên nhân gây ra việc gấp ngập đầu
2. Phương pháp ưu tiên công việc hiệu quả
2.1. Ma trận Eisenhower – Phân loại công việc thông minh
2.2. Phương pháp Pomodoro – Quản lý thời gian hiệu quả
2.3. Lập danh sách ưu tiên hàng ngày
3. Mẹo thực tế để chọn việc xử lý trước
4. Công cụ hỗ trợ quản lý việc gấp ngập đầu
5. Làm sao để duy trì thói quen quản lý công việc lâu dài?
6. Vai trò của việc nghỉ ngơi trong quản lý công việc

>>> Xem thêm: Việc làm Supply Chain

1. Hiểu rõ nguyên nhân gây ra việc gấp ngập đầu 

Trước khi tìm cách giải quyết, bạn cần hiểu tại sao mình rơi vào tình trạng việc gấp ngập đầu. Một số nguyên nhân phổ biến bao gồm:

• Thiếu kế hoạch: Không lập danh sách công việc hoặc không phân loại mức độ ưu tiên.

• Đa nhiệm quá mức: Cố gắng làm nhiều việc cùng lúc, dẫn đến mất tập trung và hiệu suất giảm.

• Deadline dồn dập: Nhiều nhiệm vụ có thời hạn gấp rút, khiến bạn không biết bắt đầu từ đâu.

Theo một khảo sát từ Forbes, 70% nhân viên cảm thấy áp lực khi phải xử lý quá nhiều nhiệm vụ trong thời gian ngắn. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến năng suất mà còn gây ra stress kéo dài.

2. Phương pháp ưu tiên công việc hiệu quả 

Để vượt qua tình trạng việc gấp ngập đầu, bạn cần áp dụng các phương pháp quản lý thời gian và ưu tiên công việc. Dưới đây là một số cách hữu ích:

2.1. Ma trận Eisenhower – Phân loại công việc thông minh 

Ma trận Eisenhower là công cụ giúp bạn phân loại công việc dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp:

• Những việc làm hấp dẫn

  

  Trưởng Nhóm Bán Hàng Kênh Thương Mại Điện Tử (FMCG)

  Hà nội, Bắc Giang, Bắc Ninh Bán hàng Tiêu dùng nhanh, Tiếp thị/ Thương hiệu , Thương Mại Điện Tử

  

  Chuyên Viên Kế Toán Nội Bộ (Tiếng Trung)

  Hà nội, Bắc Giang, Bắc Ninh Kế toán/Tài chính/Kiểm toán , Sản Xuất

  

  Trưởng Phòng Chất Lượng (Nhựa, Tiếng Trung)

  Hải Phòng, Hải Dương, Quảng Ninh Cơ khí/ Máy móc, Sản Xuất , QA/QC

  

  Trưởng Phòng Logistics (EPE)

  Hà nội, Bắc Ninh, Hưng Yên Kho vận, Vận Chuyển/Giao Nhận, Mua hàng/Chuỗi Cung Ứng

  

  Kế Toán Trưởng (Tiếng Trung)

  Hà nội, Thái Nguyên, Vĩnh Phúc Cơ khí/ Máy móc, Kế toán/Tài chính/Kiểm toán , Sản Xuất

  Quan trọng và khẩn cấp: Làm ngay (ví dụ: hoàn thành báo cáo trước cuộc họp chiều nay).

• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch thực hiện (ví dụ: học kỹ năng mới trong tháng này).

• Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Giao cho người khác (ví dụ: trả lời email không cần thiết).

• Không quan trọng và không khẩn cấp: Loại bỏ (ví dụ: lướt mạng xã hội).

Phương pháp này giúp bạn tập trung vào những việc thực sự quan trọng, tránh lãng phí thời gian vào những nhiệm vụ không cần thiết.

2.2. Phương pháp Pomodoro – Quản lý thời gian hiệu quả 

Nếu bạn cảm thấy việc gấp ngập đầu khiến mình mất tập trung, hãy thử phương pháp Pomodoro:

• Làm việc tập trung trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút.

• Sau 4 chu kỳ, nghỉ dài hơn (15-30 phút).

• Phương pháp này giúp bạn duy trì sự tập trung và giảm căng thẳng.

2.3. Lập danh sách ưu tiên hàng ngày 

Mỗi ngày, hãy dành 5-10 phút để lập danh sách công việc cần làm. Sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên, từ nhiệm vụ quan trọng nhất đến ít quan trọng hơn. Một mẹo nhỏ là chỉ tập trung vào 3-5 việc quan trọng nhất trong ngày, thay vì cố gắng làm tất cả.

Xem thêm tại>>> Cách quản lý công việc cá nhân hiệu quả

3. Mẹo thực tế để chọn việc xử lý trước 

Khi danh sách công việc dài dằng dặc, bạn có thể áp dụng các mẹo sau để quyết định chọn việc nào xử lý trước:

• Xác định tác động: Chọn nhiệm vụ có ảnh hưởng lớn nhất đến mục tiêu hoặc dự án của bạn. Ví dụ, nếu bạn có một bài thuyết trình quan trọng vào ngày mai, hãy ưu tiên chuẩn bị slide trước.

• Kiểm tra deadline: Làm những việc có thời hạn gần nhất trước.

• Hỏi ý kiến đội nhóm: Nếu không chắc chắn, trao đổi với đồng nghiệp hoặc cấp trên để phân bổ công việc hợp lý.

• Tránh đa nhiệm: Tập trung hoàn thành từng việc một để đảm bảo chất lượng.

4. Công cụ hỗ trợ quản lý việc gấp ngập đầu 

Công nghệ có thể là trợ thủ đắc lực giúp bạn quản lý việc gấp ngập đầu. Dưới đây là một số công cụ phổ biến:

• Asana: Phù hợp để theo dõi tiến độ dự án và phân công nhiệm vụ cho đội nhóm.

• Notion: Tạo bảng kế hoạch chi tiết, từ danh sách công việc đến ghi chú cá nhân.

• Microsoft To Do: Đồng bộ hóa danh sách công việc trên điện thoại và máy tính.

Trello: Sử dụng bảng Kanban để quản lý công việc theo từng giai đoạn (To Do, Doing, Done).
​​​​​​​

Bạn có thể tìm hiểu thêm về các công cụ này qua bài viết Những phần mềm giúp quản lý công việc hiệu quả trên website của chúng tôi.

5. Làm sao để duy trì thói quen quản lý công việc lâu dài?  

Quản lý việc gấp ngập đầu không chỉ là giải pháp tạm thời mà cần trở thành thói quen. Dưới đây là một số gợi ý:

• Đánh giá hàng tuần: Cuối tuần, dành thời gian xem lại những việc đã hoàn thành và rút kinh nghiệm.

• Đặt mục tiêu nhỏ: Thay vì ôm đồm, hãy chia nhỏ mục tiêu lớn thành các bước nhỏ hơn.

• Giữ sức khỏe tinh thần: Nghỉ ngơi hợp lý, tập thể dục, và thực hành thiền để giảm căng thẳng.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách cải thiện hiệu suất làm việc, hãy tham khảo bài viết Mẹo tăng năng suất làm việc mỗi ngày của chúng tôi.6. Vai trò của việc nghỉ ngơi trong quản lý công việc 

Một yếu tố thường bị bỏ qua khi xử lý việc gấp ngập đầu là thời gian nghỉ ngơi. Làm việc liên tục mà không nghỉ sẽ khiến bạn kiệt sức và mất khả năng tập trung. Hãy dành thời gian thư giãn, đi dạo, hoặc đơn giản là uống một tách cà phê để nạp lại năng lượng.

Theo nghiên cứu từ Google, những nhân viên biết cân bằng giữa làm việc và nghỉ ngơi thường có hiệu suất cao hơn 20% so với những người làm việc không ngừng nghỉ.

Việc gấp ngập đầu không còn là vấn đề nếu bạn biết cách ưu tiên và tổ chức công việc một cách khoa học. Hãy bắt đầu bằng việc áp dụng ma trận Eisenhower, sử dụng phương pháp Pomodoro, và tận dụng các công cụ hỗ trợ như Asana hoặc Notion. Quan trọng nhất, đừng quên dành thời gian nghỉ ngơi để duy trì sức khỏe tinh thần. Bạn đã sẵn sàng để quản lý công việc hiệu quả hơn chưa? Hãy thử ngay hôm nay!
 

Chi tiết liên hệ:

Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam