Hướng dẫn Quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên hiệu quả

Doanh nghiệp liệu có thể sở hữu một nguồn cung ứng viên chủ động, hạn chế tối đa sự phụ thuộc các đơn vị cung ứng ngoài doanh nghiệp không? Hoàn toàn có thể thông qua nhiệm vụ quản lý thông tin ứng viên hiệu quả. Làm thế nào để đạt hiệu quả ở nhiệm vụ này? Tất cả nằm trong các bước hướng dẫn quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên hiệu quả mà quân sư TalentBold sắp lan tỏa đến bạn.

Quản lý dữ liệu ứng viên là gì?

Mỗi quy trình tuyển dụng nhân sự trải qua 9 bước, nhưng gói gọn trong 3 nhóm giai đoạn chính là thu hút ứng viên, đánh giá và quyết định tuyển dụng. Mỗi giai đoạn, nhà tuyển dụng đều cần khai thác lượng thông tin phù hợp từ hồ sơ ứng viên.

Hãy hình dung xem, ở mỗi giai đoạn, bạn đều phải đọc lại hết hoặc xem lại hồ sơ từng ứng viên thì liệu hiệu quả tuyển dụng có cao. Số lượng ứng viên cần tuyển càng nhiều thì cách làm thủ công này càng bất lợi. Chính vì vậy, nhu cầu quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên hiệu quả trở nên cực kỳ cấp thiết.

Quản lý dữ liệu ứng viên cho phép nhà tuyển dụng trong tích tắc có ngay mọi thông tin liên quan đến hồ sơ ứng tuyển, kỹ năng chuyên môn, thang điểm phỏng vấn, đánh giá nhận xét, lý do từ chối tuyển dụng… của ứng viên trong quá khứ và cả hiện tại. Điều này sẽ mang lại thuận lợi rất lớn cho mục tiêu tìm kiếm ứng viên phù hợp nhất trong thời gian nhanh nhất ở hiện tại và tương lai.

Vì sao doanh nghiệp phải quản lý dữ liệu ứng viên?

Thuyết phục cá nhân sử dụng đã khó, thuyết phục doanh nghiệp sử dụng càng khó hơn vì phải thông qua nhiều ban bệ, phê duyệt… Chính vì vậy, lợi ích phải tốt, phải vượt trội mới đủ sức thuyết phục. Và lý do doanh nghiệp phải quản lý file thông tin ứng viên cũng nằm trong hai chữ “lợi ích”

• Tốc độ tuyển dụng tăng cao, hạn chế mất ứng viên giỏi nhờ nguồn dữ liệu ứng viên lớn, chuẩn, liên kết cao và dễ truy xuất tìm kiếm.

• Tiết kiệm nhân lực, thời gian, chi phí, đồng nghĩa nâng cao doanh thu doanh nghiệp.

• Chất lượng ứng viên được cải thiện vì các thông tin lưu trữ đầy đủ, thuận lợi cho việc đánh giá và lựa chọn.

• Những việc làm hấp dẫn

  

  Export Sales Executive/Manager (Food)

  Hà nội, Bắc Ninh, Hưng Yên Bán hàng Tiêu dùng nhanh, Thực phẩm/Dịch vụ ăn uống

  

  Nhân Viên Thiết Kế (Phụ Kiện)

  Hải Phòng, Hải Dương, Thái Bình Kiến trúc/ Thiết Kế , Mỹ phẩm/ Thời trang/ Hàng Cao cấp, Nghệ thuật/Thiết kế

  

  Sales Executive (English & Chinese, Textile)

  TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Dệt may/ Sợi/ Giầy da, Bán hàng (Khác), Bán hàng (May mặc/Phụ kiện)

  

  Trưởng Phòng Kinh Doanh (Thiết Bị Điện)

  Hà nội, Bắc Ninh, Hưng Yên Bán hàng Tiêu dùng nhanh, Bán hàng kỹ thuật, Bán hàng Đồ Gia dụng

  

  Pattern Designer

  TP.HCM, Long An, Tây Ninh Dệt may/ Sợi/ Giầy da, Mỹ phẩm/ Thời trang/ Hàng Cao cấp, Nghệ thuật/Thiết kế

  Dữ liệu nền tảng phục vụ công tác tham mưu cho các chiến lược phát triển thương hiệu nhà tuyển dụng.

Làm thế nào để quản lý dữ liệu ứng viên hiệu quả

Nói về phương pháp quản lý dữ liệu ứng viên thì có lẽ thời đại ngày nay, việc quản lý thủ công đã không còn được ưa chuộng. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc trở thành yêu cầu bắt buộc,vì vậy, những hướng dẫn quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên hiệu quả mà TalentBold đề cập đều là những phuo7ng pháp tiên tiến, mang tính xu hướng lâu dài

Thứ nhất là phương pháp quản lý dữ liệu ứng viên bằng excel

Phần mềm tin học văn phòng excel cho phép doanh nghiệp tự tạo nội dung theo chủ ý riêng của mình. Hình thức liên kết lệnh, công thức khá phổ biến nên những nội bộ doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng file excel quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên, tự thiết lập hàng, cột thông tin theo tiêu chí của riêng mình.

Ưu điểm việc quản lý thông tin ứng viên bằng excel

• Tự doanh nghiệp có thể làm được nên tiết kiệm chi phí đầu tư

• Tập trung vào những nội dung thông tin ứng viên mà doanh nghiệp quan tâm

• Điều chỉnh, thay đổi thứ tự quản lý thông tin nhanh chóng

• Phù hợp quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ vì số lượng ứng viên không nhiều.

Nhược điểm việc quản lý thông tin ứng viên bằng excel

• Độ bảo mật thấp, dễ bị điều chỉnh hoặc bị virus làm mất dữ liệu             

• Độ chính xác thông tin tùy thuộc vào sự cẩn thận của người nhập liệu.

• Tính liên kết dữ liệu không cao, để tìm đầy đủ thông tin của một ứng viên cần nhiều thời gian.

• Thiếu tính đồng bộ lâu dài vì mỗi thế hệ nhân sự quản lý lại có những thay đổi riêng, đáp ứng thói quen quản lý của cá nhân hoặc theo xu hướng thời đại.

Thứ hai là phương pháp quản lý dữ liệu ứng viên bằng phần mềm quản lý tuyển dụng

Phần mềm quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp là những sản phẩm lập trình được các công ty phần mềm chuyên nghiệp thực hiện. Muốn cho ra một phần mềm quản lý chất lượng, đội ngũ lập trình viên phải gắn kết cùng các chuyên gia tuyển dụng nhân sự hàng “top” để nắm rõ những quy trình tuyển dụng, các công cụ cần tích hợp và xây dựng hệ thống liên kết thông tin hồ sơ dữ liệu của ứng viên sao cho linh hoạt, khoa học nhất.

Ngoài những phần mềm quản lý tuyển dụng quốc tế, hiện nay, các phần mềm trong nước như TalentBold – Hiring, Base E-Hiring, Talent Solution… đang chứng minh sự vượt trội cao hơn, được doanh nghiệp lựa chọn nhiều hơn, vì chi phí thấp mà tính năng lại sát với yêu cầu tuyển dụng, lưu trữ thông tin ứng viên của thị trường Việt.

Ưu điểm của phần mềm quản lý tuyển dụng

• Tiết kiệm nhân lực và thời gian vì phần mềm lập trình thông minh, tự động hóa liên kết.

• Dữ liệu lưu trữ tự động, đơn cử khi ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến, các thông tin được hệ thống tự động đưa vào mục dữ liệu tương ứng. Độ chính xác 100%.

• Phần mềm được thiết kế khoa học, đón đầu xu hướng nên thời gian sử dụng lâu dài hàng chục năm. Định kỳ mỗi năm, công ty phần mềm sẽ chịu trách nhiệm cập nhật thông tin mới. Và cứ thể, doanh nghiệp tiếp tục xài, không phải tái đầu tư tốn kém.

• Truy xuất thông tin nhanh, chuẩn chỉ với vài thông tin nhỏ của ứng viên, nhập vào thanh công cụ tìm kiếm, tích tắc dữ liệu được sàng lọc.

• Lưu trữ công nghệ đám mây, dung lượng lớn đủ sức chứa dữ liệu ≥ 10 năm, bảo mật cao,

• Truy cập đa không gian, đa thời gian, phục vụ hiệu quả nhu cầu làm việc từ xa…

Nhược điểm của phần mềm quản lý tuyển dụng

• Phải đầu tư chi phí mua phần mềm để cài đặt vào hệ thống doanh nghiệp, tuy nhiên, hiện nay có nhiều phần mềm miễn phí, tính năng ít hơn nhưng nếu nhu cầu doanh nghiệp chưa cao thì sử dụng cũng rất tuyệt.

• Cần thời gian để nhân viên làm quen hệ thống, thường khoảng 1 tuần đổ lại là thuần thục.

Tầm quan trọng của việc quản lý dữ liệu ứng viên đã được đề cao từ rất lâu, nhiều doanh nghiệp cũng đã chủ động triển khai nhưng hiệu quả lại không cao, lâu dần khiến họ nản và không đầu tư vào nhiệm vụ này. Từ đó, vòng luẩn quẩn tuyển dụng kém hiệu quả cứ tái diễn. Từ hôm nay, những khúc mắc của doanh nghiệp đã được gỡ bỏ thông qua những hướng dẫn quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên hiệu quả được quân sư TalentBold đề cập. Mỗi phương pháp có những thế mạnh riêng, phù hợp từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, đảm bảo mang đến sự lựa chọn hoàn hảo với nguồn lực sử dụng tiết kiệm nhất. 

Chi tiết liên hệ:

Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

• Quản lý dữ liệu ứng viên
• quan ly du lieu ung vien